Biztosan hallottál már az Excel függvényekről, viszont sokaknak nincs elég átfogó képük arról, hogyan is lehet ezeket használni, milyen kategóriái vannak, esetleg hogyan lehet egyszerűsíteni ezek használatát a napi munka során. Ebben a bejegyzésben az Excel függvények használatával fogunk alaposabban megismerkedni kezdő szinten.
A feladatban használt fájlt innen tudod letölteni: Excel függvények használata kezdőknek példa
Excel függvények használata kezdőknek – Kategóriák
A függvények kategóriák szerint vannak csoportosítva, minden kategóriában számos függvény található, feladattól függően választjuk ki a megfelelőt. Ahhoz, hogy megismerhessük ezeket, kattints vagy a Szerkesztőlécen található fx ikonra, vagy a menüsorban a Képletek -> Függvény beszúrása (Formulas -> Insert function) parancsikonra. Ezt követően az alábbi ablakban egy legördülő listában megtekinthetjük az összes kategóriát.
A leggyakoribb kategóriák a logikai függvények, szöveg függvények, matematikai és trigonometriai függvények, dátum és idő függvények és statisztikai függvények
Amennyiben nem tudod pontosan, melyik függvényt kellene használnod a feladathoz, úgy az ablakban a Függvény keresése alatt található mezőbe írd be, hogy mit tegyen a függvény. Próbáljuk meg ezt a lehető legegyszerűbben, legrövidebben megfogalmazni, például:
Alatta megjelenik a lista a javasolt függvényekkel, válassz innen. A lista alatt pedig láthatod a függvényről készült 1-2 soros ismertetőt. Függvény beszúrásának gyakorlatibb módja, ha rögtön a cellába kezded el beírni a függvény nevét az = után, majd innen kiválasztod. (Lásd lejjebb a SZUM függvénynél)
Excel függvények használata kezdőknek – Excel függvénytár
A függvények listáját kicsit szemléletesebben megtalálod a Képletek (Formulas) menüben a Függvénytár csoportban, szintén kategóriákra bontva:
Az adott kategóriát lenyitva, láthatod a kategóriában szereplő függvényeket:
Ha bármelyik fölé viszed az egérmutatót, láthatsz is egy pár soros súgót arról, hogy mit csinál a függvény.
Innen is behívhatod az adott függvényt a cellába, csak kattints a megfelelőre.
Excel függvények használata kezdőknek – Függvények beszúrása
A fent bemutatott helyek bármelyikéről beszúrhatod a függvényt. A gyakran használt függvények pedig Kezdőlap (Home) jobb oldalán az AutoSzum ikonra kattintva válnak láthatóvá.
Ezek a függvények rögzítve vannak a listában, egyszerűen elérjük őket, így nézzünk meg inkább egy olyan esetet, amikor nem ezek közül kell kiválasztanunk a megfelelőt egy feladat megoldásához.
Excel függvények használata példában
Az alábbi példában egy bevásárlólistán szeretnénk kiszámolni, hogy az általunk megvásárolni kívánt termékek mennyibe fognak kerülni tételesen és összességében.
Ahhoz, hogy a sorokban az összeget ki tudjuk számolni, a korábban már kikeresett SZORZAT függvényt (PRODUCT) kell használjuk. Ezt tehetjük úgy is, hogy a Függvény beszúrása ablakban duplán kattintunk a SZORZAT függvényre.
Ebben az esetben rögtön megjelenik nekünk a Függvényargumentumok ablak, melyben találunk egy rövidebb leírást, illetve segítséget a függvény helyes használatáról.
A Szám1 és Szám2 mezőkbe behivatkozzuk azt a két cellát, amelyet szeretnénk összeszorozni (Darab és Ár), csak kattints rájuk, ekkor már az ablak bal alsó sarkában megjelenik az előre kalkulált eredmény is az Érték mellett.
Amennyiben a képletünk hibát tartalmaz, esetleg nem jól alkalmaztuk, piros hibával jelzi nekünk az ablak (#ÉRTÉK!)
Ha mindent jól csináltunk, akkor a Kész gombra kattintva a táblázatunkban meg is jelenik a helyes eredmény.
Excel függvény másolása
Ahhoz, hogy a többi sorban is megkapd az eredményt, másold a fenti cellát: A cella jobb alsó sarkában található négyszögre állva az egérmutató megváltozik egy + jelre, ezt fogd meg bal egérgombbal és húzd le, vagy kattints rajta duplán.
Ahogy a képen pirossal keretezve is látszik, ha a függvényt tartalmazó cellán állsz, akkor a szerkesztőlécen megjelenik a függvény, a cellában viszont a végeredményt fogod látni.
Ez a függvény persze helyettesíthető egy egyszerű képlettel: B5*C5. A SZORZAT függvénynek akkor látod majd nagyobb jelentőségét, amikor egyszerre több cellát szeretnél összeszorozni, pl: ebben a két oszlopban lévő 3 3 számot. A függvény összeszorozza őket: A1*A2*A3*E1*E2*E3.
A későbbiekben, ha egy adott függvényt sűrűbben használsz, akkor már ebben a formában a cellába írva is tudod majd használni, nem kell hozzá a segédablak.
Alapfüggvények használata kezdőknek – SZUM függvény
Próbáljuk is ki, add össze az Összeg oszlopban található értékeket a SZUM függvénnyel (angolul SUM függvény). A szerkesztőlécen az = jel után kezdd el gépelni a függvény nevét.
Láthatod, hogy amint elkezded gépelni, automatikusan felkínálja a program az összes „SZ” betűvel kezdődő függvényt, mellette pedig megjelenik az adott függvény funkciója.
A nyilak segítségével vagy bal egérgombbal választhatsz a listából. Ha kiválasztottad, kattints rá duplán vagy nyomd meg a Tab billentyűt.
A függvény után megjelenik a nyitó zárójel és a függvény argumentumai.
Ha nem vagy biztos a függvény használatában, ismét kattints az fx ikonra a szerkesztőlécen (vagy Ctrl + A billentyűkombinációt is használhatod), ami megnyitja a Függvényargumentumok ablakot. Ha nem szeretnéd egyesével beírni az összeadandó cellákat a Szám1, Szám2, … mezőbe, akkor csak kattints a Szám1 mezőbe és az egér segítségével jelöld ki az összeadni kívánt cellákat és kattints a Készre.
Legvégül a D11-es cellában megjelenik a bevásárlólistánk végösszege.
Excel függvények módosítása
Egy már megírt függvényt módosíthatsz is, nem szükséges az egészet újra írnod, ha találsz benne hibát, vagy módosítanod szükséges. Ahhoz, hogy ezt megtedd, kattints a függvényt tartalmazó cellára, majd módosíthatod a szerkesztőlécen a szerkesztőlécben kattintva, vagy ha még biztosabbnak érzed, akkor a függvényargumentumok ablakban is. Ezt ugyanúgy tudod előhozni, ahogy a függvény megírásánál is tetted, válaszd ki a cellát, majd kattints a szerkesztőlécen újra az fx gombra.
Ha szerkesztőmódba léptél és el szeretnéd fogadtatni a módosításokat, akkor Enterrel rögzítsd, ha nem szeretnéd a módosításokat érvényesíteni, inkább meghagynád az eredeti függvényargumentumokat, akkor Esc billentyűvel léphetsz ki. Sose lépj ki úgy függvényt vagy képletet tartalmazó cellából, hogy egy másik cellára kattintasz („kikattintasz”), mert azzal behivatkozhatod ezt a cellát a képletbe, függvénybe.
Bízom benne, hogy ezzel a kis összefoglalóval sikerült elsajátítani a függvények használatát!
Ha tetszett, kérlek oszd meg másokkal is.
Excel függvények használata – további példák
További példákat és bemutatót találsz az Excel függvények használata, hol kezdjem bejegyzésünkben az excelneked.hu-n
