A Pivot tábla, más néven kimutatás az Excel egyik legszuperebb eszköze. Pillanatok alatt átláthatóvá tesz egy hatalmas táblázatot, összegezhetsz vele és sok más hasznos lehetőség is van benne. Állásinterjúra is kihagyhatatlan az ismerete.
A Pivot tábla frissítése lényegesen leegyszerűsödik, ha tudod, hogy hogyan kell létrehozni ehhez a forrást. Ez ugyanis már az elején eldől.
Táblázattá alakítás
Töltsd le a kész fájlt, ha csak a frissítést szeretnéd megnézni, vagy töltsd le a nyers fájlt, ha szeretnéd a kimutatásokat is létrehozni.
Nyers fájl az adatokkal: Pivot tábla frissítése nyersadatok
Megoldás fájl: Pivot tábla frissítése a kimutatásokkal
Ha szeretnél segítséget a kimutatások létrehozásához, olvasd el Pivot tábla készítése 3 perc alatt című bejegyzésünket.
Mielőtt elkészíted a kimutatást, fontos átgondolni, hogy a táblázat, amiből a kimutatás készül, később bővül-e. Mert ha igen, akkor érdemes táblázattá alakítani az egészet, így, ha hozzáteszel még, automatikusan bővül a tábla. Ez megkönnyíti majd a tábla frissítését is.
Kattints az adathalmazba (nem kell kijelölni, ha nincs benne üres sor vagy oszlop), majd Beszúrás menü → Táblázat, vagy a Kezdőlapon a Formázás táblázatként.
A felugró ablakban nézd meg, hogy jól van-e kijelölve az adat, és van-e fejléc. Ok gomb és máris táblázatba lett foglalva.
A menüben jobb felül meg is jelenik a Táblázattervezés menü (régebbi verziókban eltérő néven szerepelhet)
A táblázat előnyeiről, használatáról az Excel táblázat – Részletes leírás példákkal bejegyzésünkben olvashatsz bővebben.
Pivot tábla készítése
Most, hogy megvan a táblázat, készítsük el a kimutatást!
Kattints a táblázatba, amiből szeretnéd a Pivot táblát létrehozni, majd válaszd a Beszúrás menü → Kimutatás
A megjelenő ablakban láthatod, hogy mi a kimutatás forrása és eldöntheted, hova szeretnéd elkészíteni a kimutatást.
Mivel táblázattá alakítottuk, így a Táblázat1 nevű táblázat a forrás. A kimutatást pedig teheted új munkalapra vagy létező munkalap adott helyére. Ezek a beállítások most jók, csak kattints okét.
Az alábbi három kimutatást hozd létre, ha a nyers fájlban dolgozol:
Fontos kitérni a Pivot Cache-re is, melyet a kimutatások készítése során használ a program. Különböző csoportosításokat lehet létrehozni, de sokszor az Excel nem engedi ugyanazon a kimutatáson egy másik fajta csoportosítás alkalmazását. Ennek magyarázatáról és megoldásáról az alábbi Pivot tábla – Pivot cache fogalma – Gyakorlati példa című posztunkban olvashatsz.
Pivot tábla frissítése táblázatos formából
Amikor a kimutatás elkészítése után módosul a tábla tartalma, vagy új sorokat kell hozzátenni, a meglévő kimutatást kell frissíteni.
A táblázatban egy vizsga eredményei szerepelnek. A forrásadatok táblázatba vannak foglalva. Ezt onnan tudod biztosan, hogy a menüben látszik a Táblázattervezés menüpont, miután belekattintasz a táblázatba.
Ebből készült három különböző kimutatás (Kimutatások_1 munkalapon).
A névsorból kimaradt egy vizsgázó, az ő adataival egészítsük ki a táblázatot. Az információk a Plusz adatok munkalapon vannak. Jelöld ki ezeket a cellákat és illeszd be a táblázat aljára.
Ahogy az új adatot beírod vagy átmásolod, a táblázat a hiányzó (képletekkel számolt) cellákat kitölti magától és hozzá veszi a táblázat tartományához.
Ezután jöhet a Pivot táblák frissítése. Erre több lehetőség is van.
1. Elég az egyik kimutatás bármelyik részére jobb egérrel kattintani, majd a Frissítést választani.
2. Második lehetőség, hogy bármelyik kimutatásba kattintva az Elemzés menü → Frissítés ikont választod
3. Végül, ez megoldható gyorsbillentyűkkel is. Az ALT+F5 billentyű kombinációval is működik a frissítés, DE ekkor is az egyik kimutatásban kell lennie az aktív cellának.
Mindhárom esetben frissít minden olyan kimutatást, ami a kiválasztott kimutatás forrásából készült.
A frissítés után az összes azonos forrásból létrehozott Pivot tábla frissül a munkafüzetben. Ezeket a módszereket akkor is használhatod, ha csak módosult valamelyik adat az eredeti táblázatban.
Pivot tábla frissítése nem táblázatos formából
Előfordul, hogy elfelejted a kimutatás készítése előtt táblázattá alakítani az adatokat, vagy egyszerűen nem érzed szükségét. Később azonban mégis hozzá kell tenni új sorokat, bővíteni kell az adatmennyiséget.
Az alábbi képen a 2020. októberi fertőzési esetszámokat lehet látni országokra bontva. Összesen 63 sor adat van a Pivot tábla frissítése 2 munkalapon, ebből készült kimutatás (Kimutatás_2 munkalapon).
Az elkészült kimutatás után másik országok esetszámait is szeretnénk megjeleníteni benne. Tehát, ki kell bővíteni a táblázatot, majd frissíteni a Pivot táblát.
A hozzáírandó adatokat a Plusz adatok munkalapon találod meg. Innen másold az eredeti táblázat végére (Pivot tábla frissítése 2 munkalap).
Viszont, hiába próbálkozol a fentebb mutatott három módszer bármelyikével, nem fog frissülni a Pivot tábla. Ekkor az alábbi módszerrel tudod megoldani. A Pivot táblában legyen az aktív cella, majd Elemzés menü → Más adatforrás megadása → Ki kell jelöléni az új adatforrást.
A felugró ablakban meg kell adni az új tartományt, ami A5:E191 cellák. Ezt követően frissül az adatokhoz tartozó kimutatás.
Olyan esetben, mikor az eredeti adatokban történik csak változás, a bemutatott három lehetőség is működik, nem számít, hogy nincs táblázatos formában a forrásadat, hiszen ekkor nem nőtt a kimutatás forrástartománya.
Véleményem szerint, érdemes mindig az adattábládat táblázatos formában elkészíteni és utána jöhet a kimutatás. Ha ez elmaradt, a kész kimutatás után is táblázatba foglalhatod az adataidat.
Pivot táblák frissítése több forrásból
Olyan esetben, amikor két táblázatod van és ezekből készültek kimutatások, az Elemzés menü →Frissítés → Az összes frissítése opciót válaszd.
Ez az összes forrásból frissíti az összes kimutatást, ami egy munkafüzeten belül van.
Ha tetszett, kérlek, oszd meg másokkal is! Bátran böngéssz a többi témánk között!
