Te vajon jól gondolkodsz az adatok és az információ kapcsolatáról? Úgy rögzíted az adatokat, hogy alkalmasak legyenek egyszerűbb, vagy komplexebb információ megmutatására?
Sok vállalkozóval konzultáltam és azt tapasztaltam, hogy rosszul közelítik meg az adatrögzítés és az információkinyerés módját és beleesnek abba a hibába, hogy az adatok halmazából közvetlenül ránézésre szeretnének információt kinyerni. Emiatt az adatokat már úgy vezetik, hogy abból közvetlenül, ránézésre lássanak információt. Ez a valódi információkinyerésnél hatalmas problémát okoz. Tegyük rendbe ennek a megközelítését.
Adathalmazból látványos kimutatás
Gyorsan szemléltetem egy ábrával, tehát az adatbázisból hozunk létre egy külön felületet az információnak. Tehát felül vannak az adataid és alul az információ.
Ugye mennyivel elegánsabb és használhatóbb? Nézzük tehát a működését!
A hibás megközelítés, a probléma
Előfordul, hogy már eleve úgy rögzíted az adatokat, hogy abból láss is valamit, ami azért veszélyes, mert ezeket már nem tudod semmivel összekapcsolni, hogy egységes információt láss az egészről.
Ennek eredménye lehet, hogy
- rengeteg Excel táblád van, azokban nagyon sok munkalap
- a munkalapokon különálló adatmorzsák
- agyon van színkódolva, és csak az érti a kódolást, aki készítette a fájlt
Te ne kövesd el ezeket a hibákat, nézzük, hogy hogyan érdemes erről gondolkodnod!
Adatbázis célja és struktúrája
Az adatokat tartalmazó táblázataid, és a végén kinyert információt tartalmazó felületed két különböző dolog. Alapvetően az adatbázisból nem ránézésre akarunk információt kinyerni, oda minden fontos, később felhasználásra kerülő adatot be kell vezetni, és ne ijedj meg, ha információ szempontjából átláthatatlan. Neked talán igen, de az Excelnek és más programoknak nem.
Már az elején érdemes átgondolni, hogy milyen információt szeretnél kinyerni az adatokból, és csak azokat érdemes bevezetni az adatbázisba, mert ugyan a papír (Excel) sokat elbír, mégis legyen benne egy logika, ami mentén rögzíted az adatokat.
Egy nagyon leegyszerűsített példa: ha szükséged van a dátumokra, nevekre, megnevezésekre, feldolgozókra, akkor azokat rögzítsd, de ha a feldolgozó születési adatai nem képezik későbbi kimutatás alapját, nem szükséges rögzíteni.
A látható Információ
Hol ölt testet az információ? Mint korábban írtam, nem az adatbázisban, szűrésekkel, színezéssel és egyéb trükkökkel. Arra egy külön felületet szánj, ahol kimutatásokkal kinyerheted a számodra fontos információt.
Nézd mennyivel átláthatóbb egy ilyen úgynevezett dashboard, amelyben a szűréseket még ugyanúgy elvégezheted:
Hogyan fogjak hozzá?
Az Excelben a kimutatások és a lekérdezések szolgálnak arra, hogy az adathalmazból átlátható és fontos információt nyerj ki a döntésekhez! Először mindig az információt gondold át, azt tervezd meg, ha ez megvan, az adatrögzítést érdemes átgondolni és úgy kialakítani, hogy támogassa a kimutatásokat.
